忘年会の案内はどうやって送ったらいい?

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繁忙期の12月、忘年会がたくさんの居酒屋で繰り広げられています。

早いところでは11月に忘年会を開催するところもあります。開催するまでが結構大変な忘年会です。

特に仕事関係なら、なおさら飲んでも飲んでも酔っぱらえない。そんなレベルでしょう。

上司の立場で羽目を外してしまう方もいると思います。そして、幹事の方が本当に大変です。最初から最後まで、幹事はしっかりしていないといけませんので楽しむどころじゃないと思います。

また、忘年会の準備や案内、それだけで充分な仕事と感じることでしょう。大変ですが、無事に終わったら素敵な年忘れをしていくことが出来ることでしょう。

忘年会の案内状


忘年会を開催する場合、多忙な時期なのでなおさら余裕を持って案内状を届ける必要があります。遅くとも開催日の2週間前には、相手方に届くように送って下さい。

記載内容は、日時、場所、会費、などの詳細を明記して、さらに会場への交通手段や駐車場の有無等も書き添えておくとより良いです。たとえ毎年恒例になっている忘年会でも、毎年参加している方にもしっかりと送る必要があります。

それが、マンネリせずに盛り上がる忘年会にするための秘訣です。


案内状とは?

案内状に通知する内容は、目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる必要があります。

そして、招待することをしっかりと伝える文を記載します。また、出席欠席をたずねる必要があります。

それによって参加人数がわかりますので用意する内容を調整する必要があります。以上のことをふまえて、案内状を作成していきます。

忙しい中作成することと思いますが、通知が届く側も忙しい時期なので相手方の気持ちも忘れずに頑張りましょう。
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案内状の作成の仕方

案内状の書き方、初めての方は困惑することでしょう。ここで、忘年会の案内状の書き方を、例文を使って見せていきたいと思います。

① 最初に拝啓、最後に敬具などの決まり文句、季節の挨拶文を入れておきます。
② 日頃お世話になっているお礼の言葉やねぎらいの言葉を入れます。
③ 忘年会の目的や内容、お誘いの言葉を盛り込みます。
④ 忘年会の詳細を入れます。日時、場所、時間、会費、可能であれば会場の地図やアクセス方法も入れておきます。


以上の内容で、案内状の例文を作成していきます。季節の挨拶の言葉を書く際には、11月と12月送る時期に合わせて使いましょう。

11月の場合は、「晩秋の候」「朝晩はめっきり寒くなって参りました。」という文例があります。

12月の場合は、「初冬の候」「今年も残すところあとわずかとなりました。」という文例があります。

迷ったときは、この文例を使用してみてください。

その他に使える文例を紹介します。

毎年恒例の忘年会でしたら「今年度の忘年会の日程が決まりましたので以下のとおりご案内いたします。」などを盛り込み、「余興やゲームも沢山用意しておりますので、是非ご参加下さい。」と一文を入れて参加を募るのも良いと思います。

書式について


だいたい大まかな案内状の文例はわかったことでしょう。忘年会の案内状の書式はどんなものにするのかと言うと、出欠の答えを聞く必要がありますから、往復はがきの必要があります。

往復はがきによる出欠の確認をとった後でも、その後に出欠の変更が出る人が必ずと言っていいほど出ます。その時に備えて、電話番号は必ず忘れずに記載しましょう。

このように初めての案内状でも、一つ一つ丁寧に文翔を確認していけばしっかりと完成していきます。

ビジネス関係の場合は、送る前に一度チェックしてもらってから送るようにしましょう。

忘年会シーズン、時にはお酒に飲まれてしまう方もいると思いますが、少しでも楽しい忘年会になることを祈っています。

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